Редакционная команда предлагает узнать, как организовать совещание для обмена идеями внутри команды и установления целей организации из короткой справки.
Организация успешной встречи требует предварительной подготовки и учета различных задач. Понимание того, как организовать совещания, может помочь вам спланировать эффективные собрания. В этой статье мы обсудим преимущества организации встречи и предоставим подробный список шагов по организации встречи.
Организация совещаний и подготовка к ним заранее даёт компании преимущество. Вы можете заранее определить свои приоритеты для встречи и эффективно структурировать ее.
Как организовать совещания
Просмотрите этот список шагов для организации успешной встречи:
- Определите свои цели
В вопросе, как организовать совещание первым шагом является определение его цели. Подумайте, необходимо ли проведение собрания или вы можете достичь той же цели с помощью онлайн конференции, электронной почты или с помощью чата в Интернет. Если реальная встреча необходима для достижения вашей цели, вы можете определить, какой информацией вы хотите обменяться во время нее. Вы можете запланировать совещание, чтобы передать информацию, принять решение с командой, решить проблему, наладить отношения с коллегами или поделиться идеями. Установив цель встречи, вы можете приступить к ее планированию.
- Решите, кто будет присутствовать на собрании
Кого вы пригласите на встречу, может зависеть от ее цели. Если ваша цель — поделиться идеями, вы можете пригласить большую группу людей. Совещания по решению проблем и принятию решений могут потребовать меньшего числа участников. При определении участников собрания вы можете учитывать, кто может предоставить ценную информацию для обсуждения, кого может затронуть тема и кому требуется информация для выполнения своих обязанностей.
- Распределите роли и обязанности
При необходимости назначьте какие-либо роли или обязанности участникам собрания. Это может помочь участникам понять их конкретную направленность и вклад в собрание. У вас может быть несколько человек с одинаковой ролью, которые могут работать вместе для выполнения своих задач. Назначение конкретных обязанностей может повысить эффективность собрания и вовлеченность участников. Вот некоторые общие роли, которые вы можете назначить:
- Администратор: он обычно тот, кто планирует собрание. Они несут ответственность за определение целей, хронометраж выступлений, повестки дня и участников собрания.
- Секретарь: во время встречи записывает записывающее устройство, фиксируя важные идеи, решения и выводы. Они составляют заметки в стандартном формате и раздают их после встречи.
- Оператор: он управлять оборудованием или наглядными пособиями, такими как доски или слайд-шоу.
- Участник: во время собрания участник вносит свой вклад в обсуждения. Они представляют идеи с учетом повестки дня и цели собрания.
Эксперт: Вы можете пригласить эксперта на встречу, чтобы поделиться своими знаниями по определенной теме.
- Выберите место и время
Изучите доступность участников при планировании времени встречи. Постарайтесь уложиться в запланированные сроки, чтобы привлечь внимание участников и повысить вовлеченность. Выберите подходящее и удобное место встречи, учитывая цель встречи и участников. Вы можете выбрать место в зависимости от его размера, доступности, комфорта и возможностей оборудования. Заранее подтвердите доступность места встречи, чтобы иметь доступ к нему в назначенное время.
- Учитывайте разные потребности
Учитывайте различные потребности участников при планировании каждого аспекта встречи. Подумайте, как часто вашей команде требуется перерыв, как они обрабатывают и передают информацию и как поддерживать вовлеченность разных людей. Включение различных видов деятельности на протяжении всей встречи может помочь удовлетворить различные потребности. Например, вы можете представить слайд-шоу с темами для обсуждения, а затем попросить свою команду пройтись и встретиться с другими участниками, чтобы обсудить материал в небольших группах.
Учитывайте требования доступности при выборе места и подготовке материалов. Вы можете предложить участникам поделиться с вами своими потребностями перед собранием, если они не против.
- Подготовьте повестку дня встречи
Заранее составьте повестку дня встречи. Подумайте, хотите ли вы запланировать это на неделю, день или утро. Поймите, что вы хотите обсудить, и определите, как вы хотите структурировать встречу. Вы можете провести демонстрацию, разбиться на небольшие дискуссионные группы, провести опросы, пригласить приглашенного докладчика или использовать наглядные пособия, чтобы стимулировать интерес к темам встречи. Соберите все материалы и оборудование, которые вы планируете использовать в своей презентации.
Вы можете создать письменный план, чтобы помочь вам структурировать собрание и сохранить его направленность. Решите, сколько времени вы хотите посвятить каждой теме. Повестка дня может включать название собрания, время, дату, место, пункты обсуждения и роли участников.
- Заранее раздайте материалы
Сообщите сотрудникам о встрече, отправив им приглашение. Подумайте о том, чтобы заранее отправить участникам встречи важные материалы, такие как повестка дня и ваши ожидания. Вы можете раздать эти материалы за несколько дней или за неделю до собрания. Это помогает участникам подготовиться к продуктивному разговору во время собрания. Отправка материалов до встречи может помочь вам прояснить недопонимание и предвосхитить вопросы. Вы можете попросить участников высказать свое мнение о том, как улучшить встречу или что включить, чтобы заранее внести небольшие коррективы.
- Отправьте отчет о совещании
Отправьте электронное письмо после встречи каждому участнику, чтобы обобщить информацию, которую вы рассмотрели. Это помогает закрепить важные моменты обсуждения и выводы. Вы можете использовать это сообщение, чтобы напомнить своей команде об их обязанностях или задачах, делегированных во время собрания. Включите следующие шаги и любые важные сроки в свое электронное письмо. Вы можете решить, нужно ли вам запланировать дополнительные встречи.
© КАНУН: Культработа
Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях, чтобы быстрее других получать свежие материалы и сценарии праздников:
- Наша группа ОДНОКЛАССНИКИ
- Наша группа ВКОНТАКТЕ